Razvitih je bilo veliko različnih metodologij za načrtovanje in vzdrževanje informacijskih sistemov. To poglavje ne razvija nove metodologije, niti ne opisuje nobene od obstoječih metodologij. Raje bo poudarjenih pet vidikov, ki so ključni za uspešni prehod:

• Kreiranje projektne ekipe za prehod na evro
• Definiranje obsega in zahtev prehoda
• Definiranje prioritet in strategije
• Identificiranje odvisnosti od tujih rešitev
• Izobraževanje zaposlenih

Prehod na evro je s stališča informacijskih sistemov zapleten proces, ki ne sme biti podcenjevan. Zato morajo vsa podjetja (razen najmanjših) ustanoviti projektno ekipo, ki jih bo vodila skozi proces uvedbe evra. Ta projektna ekipa mora biti seznanjena s:

• Slovensko in EU zakonodajo
• Poslovanjem podjetja in uporabo informacijskega sistema (vodstvo in uporabniki)
• Načrtovanjem in razvojem informacijskih sistemov
• Tehničnimi vidiki informacijskih sistemov (programerji)
• Računovodstvom in knjigovodstvom (računovodje in revizorji)

€-projektna ekipa mora igrati aktivno vlogo pri:

• Pridobivanju informacij o uvedbi evra
• Ugotavljanju vplivov uvedbe evra
• Pripravi strategije za uvedbo evra
• Upravljanju in izvedbi strategije na področju informacijskih sistemov, pravnih vprašanj, računovodstva, komerciale in marketinga

Pred začetkom dela na planiranju uvedbe evra, mora podjetje imeti dober pregled svojega finančnega informacijskega sistema. Ta korak je precej tehnične narave, saj zahteva od podjetja da:

Pripravi seznam informacijskih sistemov, ki obdelujejo finančne informacije. Podjetja vedno pogosteje ugotavljajo, da uporabljajo več informacijskih sistemov, kot so mislila. Mnogi pomožni sistemi (npr. preglednice) so ponavadi spregledani, ko se razmišlja o informacijskih sistemih. Podcenjevanje števila sistemov, ki sodelujejo pri uvedbi evra, lahko povzroči velikanske težave, saj niso zajeti v strategiji prehoda.

Dokumentira tehnične detajle implementiranih informacijskih sistemov:

• Je bil sistem kupljen od tretje osebe ali je bil namensko razvit za podjetje?
• Kateri programski jezik ali arhitektura je bila uporabljena za implementacijo sistema? Dobro dokumentirani sistemi, ki so napisani v modernem programskem jeziku so preprostejši za prilagoditev.
• Ima uvedba evra vpliv tudi na strojno opremo? Nekateri programski problemi so povezani tudi s strojno opremo. Primer je programska oprema, ki je “vtisnjena” v sistem kot “firmware” (npr. blagajne).
• Ugotovi soodvisnosti med sistemi. Vse soodvisnosti niso le med internimi sistemi podjetja. Obstajajo lahko tudi zunanje soodvisnosti s kupci in dobavitelji. Soodvisnosti med sistemi močno povečajo kompleksnost prehoda.
• Dokumentacija obstoječega informacijskega sistema je izredno pomembna. Kljub vsem pripravam, lahko podjetje naleti na težave. Zaradi navdušenja ali želje po čimprejšnji rešitvi problemov, lahko prihaja do preveč optimističnih ocen projekta prehoda (in na splošno IT projektov).

Uvedba evra je lahko tudi razlog za menjavo informacijskega sistema. Menjati preveč stvari hkrati, ni varno. Če se razmišlja o novem sistemu, se naj ta menjava izvede pred uvedbo evra.

Naslednji korak v procesu uvedbe evra je določitev prioritet in strategije prehoda na evro.

Prioritete za prilagoditev informacijskega sistema so odvisne od:

• Pomembnosti sistema; sistemi, ki so ključnega pomena za poslovanje podjetja, morajo dobiti višjo prioriteto.
• Kompleksnosti; spreminjanje kompleksnega sistema zahteva več časa in truda. Ker je dan uvedbe evra fiksen, je potrebno z delom na kompleksnih sistemih začeti čim prej. Zato imajo prilagoditve teh sistemov višjo prioriteto.

Možnih je več strategij prehoda na evro:

Podjetje izvede prehod na vseh informacijskih sistemih hkrati. Ta pristop se izogne težavam, ki so posledica uporabe mešanih sistemov (nekaj v evrih, nekaj v tolarjih). Da bi se izognili katastrofam, je potrebno natančno planiranje in testiranje. Pomembno je, da se planira dovolj časa za konverzijo vseh potrebnih zgodovinskih podatkov. Če bi te obdelave zahtevale preveč časa, je potrebno razmisliti o dodatni strojni opremi ali se odločiti za postopno konverzijo. Dodatni zaplet pri uporabi pristopa velikega poka predstavlja dejstvo, da so finančne transakcije v večini sistemov vezane na finančno obdobje.

Primer:

Podjetje A ima poslovno leto enako koledarskemu letu. Od začetka novega poslovnega leta, se vse nove transakcije beležijo v knjigovodsko obdobje januar. Vendar knjigovodsko obdobje december še ni “zaprto“, saj mora podjetje narediti še zaključek poslovnega leta in morebitne korekcije. Knjigovodsko obdobje december bo “zaprto” šele nekje med januarjem in aprilom. Pristop velikega poka bi bil v tem primeru kompliciran, saj je knjigovodsko obdobje december še v tolarjih, medtem ko je knjigovodsko obdobje januar že v evrih.

Iz zgornjega primera je jasno, da pristop velikega poka ni primeren, če morajo pretekla knjigovodska obdobja ostati “odprta” za daljše obdobje (več kot nekaj tednov).

Pri tem pristopu, se izvede prehod posamičnih sistemov “po potrebi” oziroma ko so le- ti pripravljeni. Na tak način se izognemo nekaterim rizikom pristopa velikega poka. Slabost tega pristopa je v tem, da nekateri sistemi že uporabljajo evro, medtem ko ostali še vedno uporabljajo tolarje. To zahteva posebne vmesnike, ki pretvarjajo valuto med temi sistemi. Takšni vmesniki imajo zelo kratko življensko dobo in so lahko relativno dragi. Postopni prehod zahteva obsežno interno koordinacijo in visok nivo koncentracije čez daljše obdobje, kar je samo po sebi težko.

Nekatera podjetja mogoče ne bodo mogla spremeniti svojih sistemov za uporabo evra ali pa njihov dobavitelj programske opreme ne bo pravočasno ponudil potrebnih orodij za prehod. V takšnih primerih lahko podjetje razmišlja tudi o menjavi informacijskega sistema. Implementacija novega sistema zahteva precej časa za izvedbo morebitnih dodelav, nastavitve, prenos podatkov in šolanje. To je potrebno upoštevati pri izdelavi terminskega načrta.

Večina podjetij uporablja kakšno tujo rešitev. Kljub dejstvu, da je večina ponudnikov rešitev objavila, da bodo njihove rešitve pripravljene za prehod na evro, jih večina še nima delujoče rešitve, ki bi jo lahko pokazale.

Pet vidikov odvisnosti od tujih rešitev si zasluži posebno pozornost:

• Podjetja ponavadi nimajo vpliva na tip rešitve za prehod na evro, ki jo bo izbral ponudnik. Katero funkcionalnost za prehod na evro bo podprl, v celoti izbira ponudnik, ki se lahko odloči, da ne podpre vseh potrebnih scenarijev.
• Pomankanje vpliva lahko povzroči nezmožnost planiranja prehoda na evro. Če ponudnik še ni pripravil potrebnih rešitev za prehod na evro, podjetje ne more preiti na poslovanje v evrih.
• Ponudniki mogoče nimajo dovolj finančnih sredstev ali usposobljenega kadra za uspešno pripravo potrebnih rešitev za prehod na evro.

Posodobljena verzija rešitve, ki podpira poslovanje v evrih je lahko manj zanesljiva kot obstoječa verzija. Podjetje naj planira dovolj časa za preučitev nove verzije. Pripravi naj tudi alternativne strategije v primeru da se pojavijo večje težave.

• Cena nove verzije rešitve, ki podpira poslovanje v evrih, je lahko negotova. Cena je lahko pretirana, kadar je bila osnovna rešitev slabo načrtovana. Obstaja tudi možnost, da bodo nekateri ponudniki izkoristili situacijo.

Podjetja, ki uporabljajo tuje rešitve naj ne čakajo na zadnji trenutek za pripravo na prehod na evro. Tudi slepo zaupanje obljubam ponudnikov ni priporočljivo.

Izobraževanje uporabnikov je izredno pomembno za uspešen prehod na evro. Uporabniki bodo morali reševati situacije, za katere jih je potrebno izobraziti:

• Uvedba evra bo povzročila pomanjkanje IT osebja. Nekateri ponudniki imajo veliko število strank, pri katerih ne bodo mogli biti prisotni sočasno. Uporabnike je potrebno izobraziti, da bodo v pomoč pri izvedbi prehoda.
• V nekaterih rešitvah bo potrebno razširiti funkcionalnost, ki bo omogočala poslovanje v evrih. Uporabnike je potrebno naučiti uporabljati to novo funkcionalnost.
• Ročne konverzije zneskov v različnih valutah lahko povzročijo težko ugotovljive napake. Uporabnike je potrebno naučiti ugotavljati takšne napake.
• Potrebno bo nekaj časa, preden se bodo ljudje navadili na novo valuto. Dokler se ne privadijo na evre, obstaja povečan rizik za napake, povezane z valutami (npr. napake pri preračunavanju, mešanju valut, napake pri vnosu).

Nazaj na: Vpliv na informacijski sistem