Da bi se dodatna funkcionalnost za uporabo evra pravilno implementirala, je treba upoštevati številna tehnična odprta vprašanja. Le-ta med drugim vsebujejo razumevanje kaj je primarna valuta, ravnanje s težavami pri zaokroževanju, konverzija zgodovinskih podatkov in spreminjanje finančnih modelov.

Primarna valuta je valuta, v kateri finančni informacijski sistem obdeluje in hrani finančne informacije. Ponavadi zadostuje, da se kot primarna valuta uporabi nacionalna valuta. Kljub temu pa obstajajo prednosti, če se lahko uporabi več primarnih valut. Možni so naslednji tipi sistemov:

Vsak od zgornjih sistemov ima individualne značilnosti, zaradi katerih je zanimiv v določenih situacijah:

Večina manjših podjetij uporablja sistem z eno valuto.Ti sistemi zahtevajo, da se vrednosti v drugih valutah ročno preračunajo v primarno valuto. Ti sistemi zadostijo večini zahtev, ki jih ima podjetje za poslovanje na domačem trgu (z uvedbo evra se domači trg iz Slovenije, razširi na vse države, ki uporabljajo evro).

V tem sistemu lahko uporabnik vnaša podatke v večih valutah. To mu omogoča, da vnese transakcije v dejanski valuti, zneski pa se ponavadi shranijo v obeh valutah - dejanski in nacionalni. Kljub temu, pa se obdelave izvajajo le v nacionalni valuti.

V tem sistemu lahko uporabnik vnaša podatke le v eni valuti, izpisi pa so možni v večih valutah. Zneski so ponavadi shranjeni le v nacionalni valuti. Pri izpisu, se ti zneski preračunajo v željeno valuto.

V tem sistemu lahko uporabnik vnaša in izpisuje podatke v večih valutih. Ti sistemi lahko uporabljajo evro kot primarno valuto, tolarje pa kot transakcijsko valuto (ali obratno). Kadar se obdelujejo podatki v tolarjih, se le-ti predhodno preračunajo v evre, po končani obdelavi pa nazaj v tolarje (ali obratno, če se kot primarna valuta uporabi evro). Kot je obrazloženo v nadaljevanju, lahko tak pristop povzroči nenehen niz majhnih razlik pri zaokrožanju. V primerih, ko te razlike niso poglavitnega pomena, ponujajo takšni sistemi naslednje prednosti:

• Prehod na evro za vnose in izpise se lahko izvedeta v različnih trenutkih.
• Sprememba primarne valute iz tolarjev v evre in konverzija zgodovinskih podatkov se lahko izvede, ko je to najbolj primerno. Ni potrebe po konverziji zgodovinskih podatkov zato, da bi se lahko poslovalo v evrih. Podjetje lahko celo spremeni primarno valuto šele po zaključku preteklega poslovnega leta.

Ti sistemi so podobni sistemom opisanim pod točko d, vendar dodatno omogočajo visoko kvaliteto revizijski sledljivosti, ki omogoča sledljivost transakcije od začetka do konca v dveh primarnih valutah. Glavna prednost takšnega sistema je, da lahko podjetje začne uporabljati evro kadarkoli se za to odloči. Imajo pa takšni sistemi tudi svoje slabosti:

• Sistemi z večimi primarnimi valutami so bistveno dražji za implementacijo v primerjavi z ostalimi omenjenimi sistemi.
• Posebna pozornost mora biti posvečena usklajenosti zneskov v različnih valutah.
• Razvoj sistemov, ki uporabljajo več primarnih valut v vseh delih sistema, je zelo zahteven. V večini primerov mora biti ena od primarnih valut izbrana kot “dominantna“.

Zaokrožanje podrobno določa Uredba Sveta (ES) št. 1103/97. Pravila v tej uredbi zmanjšujejo število odprtih vprašanj glede zaokrožanja in konverzije, vendar nekateri problemi kljub vsemu ostajajo.

Veliko obstoječih finančnih informacijskih sistemov uporablja za preračun valut metode križnih in inverznih tečajev (inverzni tečaji niso dovoljeni). Spreminjanje takšnih informacijskih sistemov za potrebe poslovanja v evrih je lahko zelo drago. Upoštevati je potrebno:

• Mogoče se zdi zanimiva rešitev uporaba zelo visoke natančnosti (npr. 15 pomembnih mest ali več). Takšna natančnost skoraj nikoli ne povzroči težav pri zaokrožanju, vendar verjetno zahteva spremembe rešitve, ki so zelo zahtevne.
• Ravnanje z nepotrebnimi razlikami pri zaokrožanju, zaradi nepravilno implementiranih pravil preračunavanja, je lahko celo dražje kot pravilna implementacija teh pravil.

Edini način, da se izognemo opisanim razlikam pri zaokrožanju, je uporaba pravil preračunavanja, kot jih opisuje omenjena Uredba Sveta (ES) št. 1103/97.

Pomembna prednost pri uporabi metode prez prehodnega obdobja (metoda “velikega poka“) je v tem, da ni potrebe po uporabi triangulacije.

Glej tudi:

• Zaokrožanje

Za razliko od že opisanih razlik pri zaokrožanju, so nekatere razlike resnično neizogibne. Tehnično jih je nemogoče odpraviti.

Klasičen problem zaokrožanja v računovodstvu je primer osnovno sredstvo z vrednostjo 1.000, ki ima tri letno dobo uporabe. Strošek amortizacije za prvi dve leti je 333,33. Za tretje leto mora biti ta strošek 333,34, če se želi sredstvo v celoti amortizirati. Jasno je, da nobena stopnja matematične natančnosti, ne more odpraviti te razlike.

Podobno se je nemogoče izogniti nekaterim problemom zaokrožanja, ki so analizirani v nadaljevanju.

Problemi pri zaokrožanju lahko nastopijo pri preračunavanju posamičnih vrednosti in kumulativnega zneska na istih vrednostih. Poglejmo sledeč primer:

Uporabljen tečaj menjave: 1 EUR = 239,640 SIT

Uporaba pravil preračunavanja in zaokrožanja na posamičnih postavkah in seštevanje posamičnih rezultatov, ne vodi nujno k natančno enakemu rezultatu kot uporaba teh pravil na kumulativnih zneskih. To sicer ni nič novega, vendar lahko vodi do zmede v določenih primerih:

• Podjetje B je kupilo blago od podjetja A v štirih ločenih naročilih. Podjetje A je knjižilo vsako posamično naročilo v skupni vrednosti 206.393,04 EUR. Vendar ko bo podjetje B plačalo blago v enem znesku, bo to plačilo v vrednosti 206.393,02 EUR.
• V primeru računovodskih programov, lahko pride do težav ko se debetna (v breme) in kreditna (v dobro) stran v temeljnici po konverziji v evro ne ujemata (razlika ni nič). Računovodski program bo dovolil knjiženje takšne temeljnice šele ko bo dodana vrstica za knjiženje razlike pri zaokrožanju na za to določen konto.

Drug primer problema zaokrožanja se pojavi v situacijah, kjer se zneski preračunavajo v evro in nazaj. To je najlažje razložiti na primeru:

Uporabljen tečaj menjave: 1 EUR = 239,640 SIT

Podjetje A se odloči konvertirati podatke in tolarjev v evre, vendar kasneje ugotovi, da še vedno potrebuje podatke v tolarjih. Zato se odloči, da zneske iz evrov ponovno preračuna v tolarje:

Preračun zneska iz evrov nazaj v tolarje ne da prvotnega zneska v tolarjih. Razlog je v izgubi dela natančnosti, ker je najmanjša enota evra, cent, večja od stotina v tolarjih. Povedano drugače, cent predstavlja večjo vrednost kot stotin (temu se ponavadi reče problem granularnosti). Re-konverzija iz tolarjev v evre in nazaj v tolarje tako povzroči težave pri zaokrožanju, ker se del natančnosti izgubi že pri prvem preračunu iz tolarjev v evre.

Podjetja se morajo zavedati sledečega:

• Pri preračunih finančnih informacij je potrebno zagotoviti, da se konverzija ne izvaja več kot enkrat (zato je pomembno, da se shranijo tudi prvotni zneski v tolarjih).
• Sistemi z večimi vhodnimi in izhodnimi valutami lahko povzročijo probleme pri zaokroževanju, glede na izbrano primarno valuto. Obstaja več načinov, kako se temu izogniti:
  • Za primarno valuto se uporabi valuta, ki ima najmanjšo vrednost enote (npr. tolar).
  • Vgradi se mehanizem, ki pri preračunavanju vrednosti iz evrov nazaj v tolarje uporabi prvotni znesek v tolarjih. Tako ponovni preračun ni potreben - uporabi se shranjena prvotna vrednost.

V nekaterih primerih ima zaokrožanje bistven pomen na rezultat preračunavanja.

Uporabljen tečaj menjave: 1 EUR = 239,640 SIT

Podjetje A se odloči konvertirati podatke in tolarjev v evre:

Pri ravnanju z zelo malimi vrednostmi ali maržami, je lahko pomen zaokrožanja bistven za podjetje. Podjetje, ki ima zalogo artiklov s ceno 3 tolarjev, lahko doživi 20% nižji zaslužek pri prodaji takšnega artikla zaradi zaokrožanja.

Iz poslovnega vidika, bodo opisane razlike zaradi zaokroževanja redko pomembne. Predvsem zaradi sledečih razlogov:

• Razlike so zelo majhne. V omenjenem primeru, kjer kupec plača 0,02 EUR manj, ker je plačal več naročil v enem znesku je jasno, da razlika nima bistvenega pomena.
• Razlike pri zaokroževanju velikega števila postavk se bodo medsebojno izničevale. Dejanska razlika zaradi zaokroževanja po tako mnogo manjša, kot teoretično največja možna razlika. Kljub temu je treba biti pozoren na seštevanje velikega števila enakih zneskov, saj se v takšnih primerih razlika stopnjuje.

Razlike zaradi zaokrožanja imajo lahko bistven vpliv na način delovanja informacijskega sistema:

• Mnogo sistemov ima vgrajeno zmožnost ujemanja transakcij na osnovi njihovih zneskov. Ti sistemi v večini primerov ne bodo enačili transakcij, pri katerih prihaja do razlik zaradi zaokrožanja (nekateri sistemi dovoljujejo določeno stopnjo odstopanja).
• Saldi, ki niso popolnoma enaki, lahko povzročijo majhno razliko. V teh primerih je potrebno to razliko knjižiti na ustrezen konto za odstopanja pri zaokroževanju.
• Mnogi finančni informacijski sistemi imajo interni sistem kontrole. Eden od takšnih sistemov je kontrola, kjer se pred obdelavo preveri ali je (a) otvoritveno stanje plus (b) vsota vseh postavk enaka © končnemu saldu. V primeru razlik zaradi zaokrožanja, bi tak sistem sklepal, da je prišlo do napake med obdelavo in izničil celotno transakcijo.

Podjetja lahko z neizogibnimi razlikami zaradi zaokrožanja ravnajo na različne načine:

Nekatere razlike zaradi zaokrožanja so lahko neprijetne, vendar ne vplivajo na delovanje informacijskega sistema. Primer:

Pri preračunu vrednosti zaloge za 50.000 artiklov iz tolarjev v evre, je teoretično lahko največja razlika zaradi zaokrožanja 17,91 EUR (pri petih decimalnih za enoto mere). Ponavadi je takšna razlika še sprejemljiva pri vrednotenju zaloge 50.000 artiklov.

V primerih, kjer informacijski sistem išče ujemajoče postavke na osnovi ujemanja zneskov, se lahko vgradi toleranca v velikosti nekaj evro centov. Primer:

Namesto iskanja računa v višini 25.344,85 EUR, lahko informacijski sistem išče račun v znesku med 25.344,80 EUR in 25.344,90 EUR.

Čiščenje neusklajenih saldov, je lahko nadležno opravilo, ki zahteva več ločenih korakov v informacijskem sistemu in dodatna dovoljenja od več oseb. Ti procesi so ponavadi uvedeni zaradi preprečevanja prevar. Za podjetja je koristno, da se omogoči samodejno usklajevanje razlik malih vrednosti (npr. razlike manjše od 0,25 EUR). Automatska obdelava za usklajevanje bi lahko knjižila razlike na določen konto za takšne razlike.

Včasih so razlike zaradi zaokrožanja nedopustne. V takšnih primerih morajo biti zneski vedno na voljo tudi v prvotni valuti. Kadar se zahteva znesek v valuti, ki je različna od primarne valute sistema, mora obstajati mehanizem, ki uporabniku omogoči uporabo zneskov v prvotni valuti (npr. znesek v tolarjih pred prehodom na evro).

Vplivu zaokrožanja na male zneske se lahko v večini primerov izognemo, če namesto izražanja vrednosti za posamezno enoto, uporabimo vrednosti za 100 ali 1000 enot. Na tak način se izognemo težavam zaradi zaokrožanja. To je še posebej enostavno v primerih, ko so artikli že pakirani v večjih količinah in jih v manjši količini ni moč prodajati.

Zaradi organizacijskih ali praktičnih razlogov mogoče ni zaželjeno, da vsi finančni informacijski sistemi hkrati preidejo na evro.

Kadar nekateri sistemi uporabljajo evre, drugi pa še tolarje, je potrebno zagotoviti vmesnike med takšnimi sistemi. Vmesniki poskrbijo za pretvorbo zneskov iz ene valute v drugo.

Mnoga podjetja imajo svoje sisteme povezane tudi s sistemi drugih podjetij (npr. elektronska izmenjava dokumentov, elektronski plačilni sistemi). Takšna podjetja se morajo dogovoriti za usklajen prehod na evro v teh povezanih sistemih.

Posebno pozornost je potrebno posvetiti izogibanju nepravilnega kombiniranja zneskov v različnih valutah. Podjetja naj zato:

• Poskrbijo, da bodo v takšnih primerih lahko vzpostavila prvotno stanje (npr. pogostejša izdelava varnostnih kopij).
• Zaradi občasne uporabe nekaterih podatkov, so lahko napake dlje časa neopažene. V takšnih primerih varnostna kopija ne pomaga, saj že dlje časa vsebuje napačne podatke. Kot previdnost, je mogoče potrebno občasno pregledati podatke in ugotoviti ali ne vsebujejo napačnih vrednosti.

Teorija relacijskih baz podatkov zahteva normalizacijo podatkovne baze, ki zagotavlja, da se isti podatek hrani le na enem mestu. To smiselno vodilo, vendar se včasih razvijalci zaradi učinkovitosti in drugih praktičnih razlogov, odrečejo tem načelom. Kot posledica, veliko finančnih informacijskih sistemov hrani isti podatek več kot na enem mestu:

• Pomožne knjige se uporabljajo za hranjenje podrobnosti transakcije, medtem ko glavna knjiga hrani le del teh podatkov v sumarni obliki.
• Mnogi sistemi imajo možnost “zapiranja” predhodnih knjigovodskih obdobjih (npr. poslovnega leta). To pomeni, da vnos finančnih informacij v zaprto obdobje ni več dovoljen. V nekaterih primerih sistem tudi izračuna in shrani kumulativne vrednosti ob koncu zaprtega obdobja. Te kumulativne vrednosti se potem uporabljajo za določene izračune in poročila.

Pri konverziji zgodovinskih podatkov je pomembno, da podatki, ki so shranjeni več kot enkrat, ostanejo konsistentni. Kadar so analitični in kumulativni podatki nekonsistentno pretvorjeni v evre, lahko finančni informacijski sistem daje nezanesljive podatke ali celo preneha delovati.

Za pravilno konverzijo kumulativnih podatkov, sta potrebna naslednja koraka:

• Konvertirajte analitične podatke v evre.
• Ponovno ustvarite kumulativne podatke na osnovi konvertiranih analitičnih podatkov.

Katerakoli druga metoda, ki ne ustvari kumulativnih podatkov na osnovi konvertiranih analitičnih podatkov, je podvržena opisanim problemom zaradi zaokrožanja. Ponovno ustvarjanje kumulativnih podatkov je lahko zapleteno, saj mnogi sistemi računajo kumulativne podatke na osnovi drugih kumulativnih podatkov. Kjer ponovno ustvarjanje kumulativnih podatkov ni možno, se lahko uporabi naslednja rešitev:

Posebna obdelava lahko pretvori zneske iz tolarjev v evre in vstavi postavke za izravnavo, kjer je to potrebno. Za račun bi to izgledalo takole:

Uporabljen tečaj menjave: 1 EUR = 239,640 SIT

Finančni modeli so pogosto implementirati z uporabo preglednic. Glavna prednost preglednic je v tem, da omogoča tudi ljudem z malo znanja o informacijski tehnologiji, gradnjo teh modelov.

Preglednice lahko igrajo pomembno vlogo pri pripravi podatkov za druge finančne informacijske sisteme. Prav tako se pogosto uporabljajo za obdelavo podatkov, dobljenih iz drugih sistemov.

Spreminjanje preglednic za potrebe prehoda na evro je zelo zahtevno zaradi več razlogov:

• Modeli v preglednicah so lahko zelo veliki. Preglednica velika en megabyte vsebuje med 20.000 in 25.000 posameznih celic.
• Celice preglednice so različnih tipov in lahko vsebujejo besedilo, formule, ne-finančne numerične informacije, finančne numerične informacije, datume in povezave na druge preglednice ali vire podatkov.
  Da bi pripravili preglednice za prehod na evro, je potrebno spremeniti le celice s finančnimi numeričnimi informacijami in nekatere formule. Identifikacija ustreznih celic, in pri tem ne pozabiti na kakšne niti jih izbrati preveč, zahteva veliko dela. Situacija postane še toliko bolj zapletena, če preglednica vsebuje vrednosti v večih valutah.
• Modele v preglednicah ponavadi zgradijo zaposleni, z malo znanja o informacijski tehnologiji. Posledično ti modeli niso zgrajeni na osnovi kakšne standardne metodologije, so pomankljivo struktuirani in v celoti nedokumentirani. Seveda obstajajo tudi izjeme, vendar so redke.
• Preglednice ponavadi podvajajo podatke, ki so shranjeni tudi drugje. Ponavadi sprememba originalnega vira podatkov, ne spremeni tudi podatkov v preglednici. Zato obstaja velika nevarnost za nastanek nekonsistentnosti med preglednicami in ostalimi informacijskimi sistemi.

Za podjetja je pomembno, da čimprej dobijo pregled nad različnimi preglednicami, ki se uporabljajo. Večina podjetij bo neprijetno presenečenih nad raznolikostjo in kvaliteto uporabljenih preglednic. Zato je ključnega pomena, da se s planiranjem prehoda na evro začne čim prej. Zaradi raznolikosti preglednic, ponavadi ni mogoče pripraviti pomožnega orodja, ki bi konverzijo izvedlo avtomatsko. Prednost se daje pristopu, kjer se preglednice zgradijo znova, namesto da se poskuša spremeniti obstoječe preglednice.

Nazaj na: Tehnične priprave